Что люди называют «CRM в таблице»
Обычно это один лист, где строки отведены под клиентов или сделки, а колонки статус, контакт, сумма и комментарий. Статус двигают вручную, воронку смотрят глазами, напоминания держат в голове. Работает такая схема дольше, чем принято думать, и ломается по одним и тем же причинам.
«Таблицы Vakas» закрывают эту задачу лучше листа, но CRM-системой не являются. Дальше по пунктам: что тут получается, что нет, и по каким признакам пора переезжать в настоящую CRM.
Что получается в таблице
Воронка как набор статусов. Статус задается полем с выбором из списка: новый, в работе, счет выставлен, оплачен, отказ. Список фиксированный, поэтому в таблице не заводятся три написания одного статуса, и по нему можно считать.
Канбан по этапам сделки. Те же записи показываются колонками по статусам. Это не отдельная доска с копией данных, а другой вид на ту же таблицу.
Связанные сделки и итоги по клиенту. Если клиенты и сделки лежат в двух связанных таблицах, то после настройки связи и сводок в карточке клиента считаются сумма его сделок, их количество и дата последней. У сводки можно задать условие, например считать только оплаченные.
Кто что менял. У каждой записи есть история: кто изменил поле, когда, какое было значение и какое стало. Хранится 180 дней. Вопрос «кто убрал статус у сделки» перестает быть спорным.
Заявки без ручного ввода. Форма принимает заявки с сайта прямо в таблицу, заполняющему аккаунт не нужен.
Как собрать такую схему по шагам, разобрано в статье про ведение клиентов и заказов: какие поля завести, как связать таблицы и как считать итоги.
Собирать это руками не обязательно: в «Таблицах Vakas» есть готовый комплект «CRM услуг», в нем сразу три таблицы, воронка на доске, поле «Оплачено» рядом с суммой и задачи, привязанные к сделкам. Что внутри остальных семи комплектов, разобрано на странице про шаблоны таблиц.
Чего в таблице не будет
Это не оговорка мелким шрифтом, а главное, что стоит знать до переноса клиентской базы.
- Звонки и переписка не сохраняются автоматически. Интеграций с телефонией, почтой и мессенджерами нет: все, что попадает в таблицу, заносят руками или через API (программный интерфейс).
- Автоматических действий нет. Сценарий «статус сменился, поставь задачу менеджеру и отправь письмо» в интерфейсе не собрать. Есть вебхуки (отправка событий во внешние системы) и API, то есть автоматизация делается на своей стороне.
- Встроенных напоминаний нет. Дата следующего контакта будет полем, и вы увидите ее в календаре, но само оно о себе не напомнит.
- Отчетов по конверсии нет. Сколько сделок перешло из этапа в этап за квартал, таблица сама не посчитает: есть сводки по связанным записям, а не аналитика воронки.
- Нельзя скрыть от менеджера чужие сделки или отдельные поля. Доступ выдается на таблицу или на проект целиком. Ограничить можно только правку: менеджер с уровнем «Видит все, правит свои» меняет лишь сделки, где он указан в поле «Чьи записи», но видит все.
Когда таблицы достаточно
Достаточно, если сделок немного и они простые, команда до нескольких человек, а продажи идут короткой цепочкой: заявка, разговор, счет, оплата. Достаточно, если вы и так ведете все в файле и главная боль это версии, копии и потерянные контакты.
Достаточно и в случае, когда «CRM» вам нужна не для продаж, а для порядка: список подрядчиков, учеников, объектов, заявок на обслуживание. Там воронка вообще ни при чем, а структура и общий доступ решают все.
Когда пора в настоящую CRM
Признаки, по которым таблица перестает справляться, обычно такие.
Менеджеров стало больше трех, и каждому нужен свой срез без доступа к чужим сделкам. Появились звонки, которые надо слышать и привязывать к клиенту. Забытые сделки начали стоить денег, и нужны напоминания, а не хорошая память. От руководителя пошли вопросы про конверсию по этапам и по людям. Понадобилось видеть переписку с клиентом в одном месте с историей сделки.
Если узнали два пункта и больше, экономия на таблице станет дороже CRM-подписки. Честно сказать об этом полезнее, чем продать инструмент, из которого через месяц придется переезжать.
С чего начать, если решили попробовать
Зарегистрируйтесь, и комплект «CRM услуг» поставится сам. Если хочется собрать схему своими руками, заведите две таблицы, клиентов и сделки, свяжите их и добавьте статус списком. Через неделю работы станет видно, чего не хватает: если напоминаний и звонков, ответ вы уже знаете, а если только порядка, то он уже появился.
Пока идет обкатка, «Таблицы Vakas» бесплатны, тарифы еще не утверждены. Данные лежат на российских серверах, работа идет в браузере.
