Почему расходятся копии заказов и контакты клиентов
Если файл «Заказы.xlsx» пересылают в переписке, у менеджера своя копия, у руководителя своя, у бухгалтера присланная в среду. Через месяц никто не скажет, какая версия правильная, а два заказа с одним номером обнаруживаются при сверке.
Второе, что ломается, менее заметно. Контакты клиента копируют в каждый его заказ, потому что иначе непонятно, кому звонить. Клиент меняет телефон, и половина строк остается со старым. Данные расходятся тихо, и обнаруживается это в момент, когда надо срочно дозвониться.
Чтобы не сверять копии, команда работает с одними общими данными. Чтобы не дублировать контакты, клиентов и заказы хранят в двух связанных таблицах, а не в одном файле со склеенными колонками.
Как связать таблицы клиентов и заказов
Клиентская база онлайн в «Таблицах Vakas» складывается из двух таблиц. В первой клиенты, по одной записи на клиента. Во второй заказы, по записи на заказ, и в каждом заказе есть поле связи, которое указывает на клиента. Контакт хранится один раз, в карточке клиента, а заказ показывает его подстановкой.
Как работают связи, подстановки и сводки, разобрано на странице про базу данных онлайн. Ниже та же схема на одном клиенте, а потом по частям: какие поля завести, как считать итоги и как с этим работает команда.
Пример: один клиент и два заказа
Рассмотрим условный пример. Студия Север заказала в типографии буклеты за 12 000 ₽, а через две недели визитки за 8 000 ₽. Буклеты напечатаны и отданы, но счет еще не оплачен. Визитки оплачены заранее и пока в работе.
В таблице заказов это две строки. У каждой свой статус и своя отметка об оплате, а в колонке «Клиент» у обеих выбрана одна и та же Студия Север. Телефон клиента в заказе никто не вписывал: он подтянут из карточки клиента.
Теперь откройте карточку Студии Север. Контакт в ней записан один раз. Ниже видны оба заказа, а сводка сама сложила их сумму: 20 000 ₽. Вторая сводка складывает только заказы, у которых в поле «Оплата» выбрано «Оплачен», и показывает 8 000 ₽. Значит, по этому клиенту осталось получить 12 000 ₽. Серая пометка «сводка по «Заказы»» рядом с итогом показывает, откуда взялось число: оно считается само по заказам клиента.
Теперь проверьте, как обновляется контакт. Поменяйте телефон Студии Север в карточке клиента, и в таблице заказов у обоих ее заказов в колонке «Телефон клиента» уже стоит новый номер. У Пекарни Колос телефон прежний. Править каждую строку не нужно, потому что телефон хранится в одном месте.
Как собрать этот пример у себя
- В кабинете нажмите «Новая таблица», выберите «Пустая таблица» и назовите ее «Клиенты». Добавьте поля «Контактное лицо» (текст), «Телефон» и «Почта»: кнопка «+» в конце строки заголовков открывает окно «Новое поле». Заведите запись «Студия Север» с контактами.
- Создайте вторую таблицу, «Заказы». Добавьте поле «Клиент» с типом «Связь с таблицей» и выберите таблицу «Клиенты». Снимите «Разрешить несколько связанных записей»: у заказа один клиент. Включите «Создать обратное поле в целевой таблице» и назовите его «Заказы». Это поле покажет в карточке клиента все заказы, где он выбран.
- В «Заказах» добавьте «Статус заказа» и «Оплата» с типом «Один из списка», «Сумму» с типом «Число» и «Телефон клиента» с типом «Подстановка»: в «Поле связи» выберите «Клиент», в «Поле целевой таблицы» выберите «Телефон».
- Внесите два заказа, 12 000 и 8 000, и в обоих выберите в поле «Клиент» Студию Север из списка, а не впишите ее заново.
- В «Клиентах» добавьте поле «Сумма заказов» с типом «Сводка»: в «Поле связи» выберите «Заказы», в «Поле целевой таблицы» выберите «Сумма», «Агрегат» переключите на «Сумма». Вторую сводку, «Оплачено», настройте так же, а в «Фильтре связанных записей» нажмите «+ Условие»: Оплата, равно, Оплачен.
Настройка верна, если сходятся три вещи: в карточке клиента ровно два заказа, «Сумма заказов» равна 20 000, а новый телефон появился в обоих заказах. Одна сумма ничего не доказывает, она может совпасть и при ошибке в связях. Сводка показывает итог в формате исходного поля: если у «Суммы» стоит формат рубля, в карточке клиента будет «20 000 ₽».
Если остаток нужен отдельным полем, добавьте в «Клиентах» формулу «К оплате»: {Сумма заказов} - {Оплачено}. Формула видит сводки своей записи, и у Студии Север покажет 12 000. Чтобы рядом был знак рубля, в настройках поля выберите «Формат числа» → «Валюта».
Какие поля нужны в таблице заказов
Для начала хватит таких полей:
- Заказ: короткое название заказа. Это первичное поле таблицы, оно всегда текстовое;
- Номер: отдельное поле типа «Автономер», его не надо проставлять руками и он не повторится;
- Клиент: поле связи на таблицу клиентов, выбирается из списка;
- Дата: дата заказа;
- Срок: к какому числу заказ нужно выполнить, если сроки важны;
- Статус заказа: выбор из готовых значений: новый, в работе, выполнен, отменен;
- Оплата: отдельный выбор: не оплачен, оплачен;
- Сумма: число;
- Телефон клиента: подстановка из карточки клиента, руками не заполняется. Так же подтягивают почту;
- Комментарий: длинный текст для того, что не влезло в поля.
Статус и оплата разведены намеренно. Заказ бывает оплачен, но еще не выполнен, как визитки из примера, или выполнен, но не оплачен, как буклеты. В одном поле пришлось бы перечислять все сочетания: «выполнен, не оплачен», «в работе, оплачен» и так далее. Два отдельных поля проще обновлять и фильтровать.
Оба поля задают списком, а не текстом: тогда в таблице не заведутся «оплачен», «Оплачен» и «оплачн» как три разных значения. Если клиенты платят частями, список «Оплата» заменяют числом «Оплачено» и формулой «Осталось оплатить»: сумма минус оплачено. В сводке по клиенту тогда складывают поле «Оплачено», без условия.
Какие поля добавить клиенту и как считать его заказы
В таблице клиентов основные поля такие: «Название», «Контактное лицо», «Телефон», «Почта» и обратное поле «Заказы». К ним добавляют поля-сводки, которые считаются сами по связанным заказам:
- сумма заказов, причем можно поставить условие и считать только оплаченные;
- количество заказов;
- дата последнего заказа.
В Google Таблицах похожий итог дают СУММЕСЛИМН или сводная таблица, и результат обновляется при изменении исходных данных. Разница в настройке. Сводку в «Таблицах Vakas» не пишут формулой по диапазону, а выбирают в поле карточки клиента: по какой связи считать, какое поле складывать и какое условие поставить. Подробнее об этой разнице в сравнении с Google Таблицами.
Одна деталь, на которой спотыкаются в первый день: чтобы сводка в карточке клиента вообще стала возможна, при создании связи надо включить «Создать обратное поле в целевой таблице». Само оно не появится, и со стороны клиента его заказов видно не будет.
Какой готовый комплект взять для клиентской базы
Если нужна клиентская база с повторными сделками, начните с комплекта «CRM услуг»: по ссылке он поставится сам сразу после регистрации. В нем три связанные таблицы: клиенты, сделки и задачи. У сделки есть сумма и отдельно оплачено, остаток к оплате считается формулой, этапы воронки разложены на доске, есть ответственный и дата следующего контакта. Задачи привязаны к сделкам, и это то, чего в примере выше нет.
От примера комплект отличается. В нем есть задачи и этапы продаж, а в карточке клиента видны его сделки, но сводки с их суммой нет: ее добавляют полем-сводкой, как в примере. Этап воронки описывает продажу, а не выполнение заказа, так что статус выполнения, если он нужен, тоже заводят отдельно.
Комплект «Заявки» устроен иначе: услуги и заявки со статусами и ответственным, а имя и телефон клиента вписаны в саму заявку. Он подходит для потока входящих обращений. Отдельной таблицы клиентов в нем нет, поэтому общей карточки с повторными заказами из коробки не будет.
Что внутри каждого из восьми комплектов, разобрано на странице про шаблоны таблиц, а выбрать готовое решение под заказы помогает страница таблица учета заказов.
Как отслеживать статусы, оплату и сроки заказов
Одни и те же записи показываются по-разному, и переключение ничего не копирует. Менеджеру удобен канбан по полю «Статус заказа»: готовый заказ переносят мышкой из колонки «в работе» в «выполнен», а «Оплата» при этом не меняется. Бухгалтеру нужна таблица с двумя условиями сразу: «Статус заказа» равен «выполнен» и «Оплата» равна «не оплачен». Тому, кто следит за сроками, календарь по полю «Срок».
Такие заказы можно и подсветить прямо в общей таблице. В «Окраске» на панели таблицы задайте правило: если «Статус заказа» равен «выполнен» и «Оплата» равна «не оплачен», красить всю строку. Правило работает и в таблице, и на доске, и в календаре.
Для каждой такой задачи сохраняют отдельное представление со своими фильтрами и сортировкой. Важно не перепутать: представление задает способ показа данных, а не ограничивает доступ. Фильтр не прячет записи от того, кому открыта таблица.
Изменения приходят сразу, без обновления страницы. Если запись изменили, пока вы ее правили, система не затрет чужое значение молча: покажет, что сейчас сохранено и что ввели вы, и предложит «Применить мое» или «Отменить».
Кто увидит заказы и контакты клиентов
Доступ выдают на таблицу или сразу на проект со всеми его таблицами. Назначить можно читателя, редактора или администратора. Менеджеры обычно редакторы, структуру меняет администратор. Бухгалтеру, который только сверяет оплату, хватит роли читателя, а если он сам отмечает оплату, нужен редактор.
Если менеджеры не должны править чужие заказы, заведите в «Заказах» поле «Ответственный» с типом «Участник» и выберите его в настройках таблицы как поле «Чьи записи». Менеджерам-редакторам поставьте уровень «Видит все, правит свои»: видеть они будут все заказы, а менять только свои. Заказ, который менеджер завел сам, сразу считается его. О правах, приглашениях и публичных ссылках подробно рассказано в статье о совместной работе.
Одно предупреждение, которое касается именно связанных таблиц. Подстановка показывает телефон клиента в таблице заказов, а сводка показывает суммы заказов в карточке клиента. Значит, человек с доступом к заказам увидит подтянутые контакты, даже если в таблицу клиентов вы его не пускали. Проверяйте не только таблицу, но и то, что в нее подтянуто.
Как принимать заявки через форму
Заказ можно не вносить руками. Публичная форма создает запись прямо в таблице заказов, и заполняющему не нужен ни аккаунт, ни доступ к таблице: он видит только поля формы, а не чужие заказы. Ссылку на форму размещают на сайте или отправляют в переписке.
Поле связи в форму поставить можно, и тогда отправитель выбирает запись из списка с поиском. Для такого поля в форме обязательно указывают вид связанной таблицы, и посетитель видит названия только тех записей, что в него попали. Удобно для справочника услуг или товаров в продаже. А вот список клиентов в открытую форму лучше не выводить вовсе: привязать заказ к клиенту менеджер может сам, когда разбирает заявки.
Так закрывается частый сценарий, когда заявки копятся в почте, а потом кто-то переносит их в таблицу и половину теряет. О каждой новой заявке приходит уведомление в колокольчик и письмом: кого уведомлять, выбирают в конструкторе формы.
Как перенести клиентов и заказы из Excel
Заказы обычно уже где-то есть. Импорт принимает CSV, TSV и XLSX, ограничения одного импорта: файл до 20 МБ, до 100 000 строк, в книге Excel читается первый лист.
Порядок для двух таблиц такой. Сначала загружаете клиентов, потом заказы, и в файле заказов оставляете колонку с названием клиента. При импорте эту колонку сопоставляете с полем связи, и система находит клиента по названию, без учета регистра. Условие одно: совпадение должно быть ровно одно. Если в таблице клиентов два «ООО Вектор», импорт не выберет наугад, а покажет их в отчете как неоднозначные связи, и заголовки придется развести.
Нечеткого поиска здесь нет: «Вектор» не найдет «ООО Вектор». Зато связи не проставятся молча не туда.
Выгрузить данные обратно тоже можно: обычный CSV и XLSX для чтения, отдельный машинный CSV, если файл потом вернется в ту же таблицу.
Для каких процессов подойдет такой учет
«Таблицы Vakas» закрывают задачу так: хранить контакты клиентов, вести заказы со статусами и суммами, отмечать оплату, видеть итоги по каждому клиенту и работать над этим командой. Двигать заказы по статусам можно, для этого есть канбан.
Комплект «CRM услуг» помогает вести клиентов, сделки и задачи, но полноценной CRM-системы он не заменит. Здесь нет записи звонков, автоматических задач менеджеру по стадии сделки и отчетов по конверсии продаж. Если процесс продаж без этого не живет, нужна CRM, и честнее понять это сейчас, чем достраивать недостающее полями. Признаки, по которым пора переезжать, собраны в разборе про CRM в таблице.
Как начать вести клиентов и заказы
Зарегистрируйтесь, и комплект «CRM услуг» поставится сам. Пример со Студией Север соберите рядом, в двух новых таблицах на своем клиенте: одна карточка, два заказа, связь, подстановка телефона и сводка суммы. Если в карточке два заказа и верный итог, а смена телефона дошла до обоих, базовая настройка работает, и остальных клиентов можно переносить импортом.
Пока идет обкатка, «Таблицы Vakas» бесплатны, тарифы еще не утверждены. Данные лежат на российских серверах, работа идет в браузере.
