Готовый комплект «Заявки» в Table-vakas это две связанные таблицы, услуги и заявки. В заявке уже есть статус, ответственный, источник обращения, сумма и связь с услугой, а заявки разложены на доске по статусам. Внутри демонстрационные записи, которые заменяют своими. Ставится после регистрации, работает онлайн.
Комплект рассчитан на заказы услуг и обращения клиентов. Если вам нужен учет товарных отгрузок со складом, смотрите таблицу учета товаров: там другой комплект.
Что должно быть в таблице заказов
Минимум, без которого учет не работает: кто заказал, что заказал, на какую сумму, в каком состоянии заказ и кто им занимается. Все остальное дописывается по ходу.
Главная ошибка здесь одна: держать состояние заказа обычным текстом. Написали «оплачен», «Оплачен» и «оплачено» в трех строках, и посчитать заказы по статусу уже нельзя. Статус должен выбираться из готового списка, тогда по нему считают, фильтруют и раскладывают заказы на доске.
Готовый комплект вместо пустого файла
В Table-vakas учет заказов закрывает комплект «Заявки». Он ставится одной кнопкой и создает две связанные таблицы с примерами.
Заявки: имя клиента, телефон, почта, источник обращения, статус, ответственный, дата обращения, сумма, услуга и комментарий. Заявки сразу разложены на доске по статусам, и заказ переносится из «Новой» в «В работе» перетаскиванием.
Услуги: название, цена, описание. В заявке услуга выбирается из этого справочника, а ее цена подставляется в заявку сама. Поменяли цену в справочнике, и она поменялась везде, где на эту услугу ссылаются.
Источник обращения тоже выбирается из списка: сайт, Telegram и другие. Через месяц работы видно, откуда заказы приходят на самом деле, без отдельной аналитики.
Если заказы это сделки, а не разовые заявки
Когда с клиентом работают долго и важна воронка, подойдет другой комплект, «CRM услуг». В нем три таблицы: клиенты, сделки и задачи.
Разница в устройстве. В сделке есть сумма и отдельно поле «Оплачено», то есть виден остаток к оплате. Есть дата следующего контакта, есть этапы воронки на доске. Задачи привязаны к сделке, и в задаче видно сумму сделки, к которой она относится. Клиент хранится отдельной карточкой, и все его сделки собираются в ней.
Простое правило выбора: если заказ закрывается за один разговор, берите «Заявки». Если заказ это переговоры, этапы и частичные оплаты, берите «CRM услуг».
Как заявки попадают в таблицу сами
Вносить заказы руками не обязательно. Из таблицы публикуется форма: человек заполняет поля и создает запись, доступа к таблице ему не нужно, и чужих заказов он не видит. Ссылку на форму ставят на сайт или отправляют в переписке.
Одна оговорка про оповещения: выбор получателей уведомления о заявке в конструкторе формы пока не выведен, поэтому письмо само никому не уйдет. Если оповещение нужно, его вешают на вебхук по событию «форма отправлена». Подробнее про формы это отдельная страница.
Перенести то, что уже есть в файле
Импорт принимает CSV, TSV и XLSX: до 20 МБ и 100 000 строк за один раз, из книги Excel читается первый лист.
Порядок для двух таблиц такой: сначала справочник услуг, потом заказы. В файле заказов оставьте колонку с названием услуги и сопоставьте ее с полем связи. Система найдет услугу по названию без учета регистра, но совпадение должно быть ровно одно, поэтому одинаковые названия в справочнике надо развести заранее.
Формулы и оформление из файла не переносятся: переезжают значения, а расчеты собираются заново сводками по связанным записям.
Чего ждать не стоит
Table-vakas не складская программа и не CRM-система. Здесь нет печати накладных и счетов, нет записи звонков, нет автоматических задач по смене этапа и отчетов по конверсии продаж. Нет и прав на отдельные записи: доступ выдается на таблицу целиком, показать менеджеру только его заказы не получится.
Если в вашей работе это обязательно, честнее сразу смотреть в сторону отраслевой программы. Если же заказы сейчас живут в файле и вопрос стоит как «навести порядок и работать вдвоем-втроем», комплект закрывает задачу.
Как начать
Зарегистрируйтесь и поставьте комплект «Заявки»: в кабинете это «Из шаблона». Проведите через него три реальных заказа, от обращения до оплаты. После этого станет понятно, каких полей вам не хватает, и они добавляются в пару кликов.
Как устроены связи, подстановки и сводки, если захотите достроить схему под себя, разобрано на странице про базу данных онлайн. Пока идет обкатка, Table-vakas бесплатен, тарифы еще не утверждены.