Готовый комплект «Заявки» в «Таблицах Vakas» состоит из двух связанных таблиц: услуги и заявки. В заявке уже есть статус, ответственный, источник обращения (его выбирают вручную или задают в форме), сумма и связь с услугой, а заявки разложены на доске по статусам. Внутри демонстрационные записи, которые заменяют своими. Ставится после регистрации, работает онлайн.
Комплект рассчитан на заказы услуг и обращения клиентов. Если вам нужен учет товарных отгрузок со складом, смотрите таблицу учета товаров: там другой комплект.
Какой комплект выбрать: «Заявки» или «CRM услуг»
Под учет заказов в «Таблицах Vakas» подходят два готовых комплекта. Оба ставятся из кабинета после регистрации, но решают разные задачи.
| Что нужно | Какой комплект рассмотреть |
|---|---|
| Обрабатывать обращения по услугам, назначать ответственного, менять статус | «Заявки» |
| Вести клиентов отдельными карточками, сделки и задачи, учитывать оплаченную сумму и остаток | «CRM услуг» |
Комплект «Заявки»: что внутри
Заявки: имя клиента, телефон, почта, источник обращения, статус, ответственный, дата обращения, сумма, услуга, цена услуги и комментарий. Так выглядят демонстрационные заявки таблицей после установки:
Те же записи на доске, по колонкам статусов. Заказ переносится из колонки «Новая» в колонку «В работе» перетаскиванием, и в таблице статус меняется вместе с ним.
Ответственный выбирается из участников вашей команды, и назначенному приходит уведомление на почту. Если заявку заводят руками, ответственным сразу становится ее автор, у заявок из формы поле остается пустым. Вид «Мои заявки» показывает записи, где текущий пользователь указан ответственным. Это фильтр, а не ограничение доступа: чужие заявки остаются в общем виде, и сотрудник может их открыть.
Цена услуги и сумма заказа
Услуги: название, цена, описание. В заявке услуга выбирается из этого справочника, и рядом появляется ее цена. Это подстановка, и она всегда показывает текущую цену из справочника.
Проверили на демонстрационных данных: у «Ремонта ноутбука» подняли цену с 6 500 до 7 000 ₽. В обеих заявках на эту услугу «Цена услуги» сразу стала 7 000 ₽. «Сумма» осталась 6 500: это отдельное число, которое вписывают при оформлении заявки, и прайс его не трогает.
«Цена услуги» показывает прайс на сегодня и служит подсказкой менеджеру. Согласованную с клиентом стоимость вносят в поле «Сумма», и по нему считают общую сумму заказов. Из цены она не копируется сама, ее вводят руками, зато старые заказы не пересчитаются, когда прайс поменяется. Отдельную колонку для этого заводить не нужно: «Сумма» в комплекте уже есть.
Откуда берется источник обращения
Источник выбирается из списка: сайт, Telegram, звонок, рекомендация, варианты можно дополнить. При ручном вводе источник выбирает менеджер. Сами «Таблицы Vakas» канал не определяют: метки UTM (метки источника в ссылке) и адрес страницы, с которой пришел человек, форма не записывает.
Для заявок из формы у поля «Источник» в конструкторе задают значение по умолчанию, например «Сайт»: на форме оно будет выбрано заранее, и если отправитель его не поменяет, заявка придет с ним. Чтобы источник был только «Сайт», в настройке «Варианты в форме» оставляют один этот вариант. Поле отправитель при этом видит, спрятать его и проставлять значение незаметно нельзя. Это значение поля формы, а не определенный системой канал: если одну ссылку на форму разослать в разные места, все заявки придут с одним источником. Если внешняя система передает заявки через API (программный интерфейс), она может проставлять источник сама. Когда поле заполняют аккуратно, через месяц по нему видно, откуда приходят заказы.
Комплект «CRM услуг»: клиенты, сделки и задачи
Когда с клиентом работают долго и важна воронка, подойдет второй комплект. В нем три таблицы: клиенты, сделки и задачи.
В сделке есть сумма и отдельно поле «Оплачено», и остаток к оплате считается сам. Есть дата следующего контакта и этапы воронки на доске. Задачи привязаны к сделке, и в задаче видно сумму сделки, к которой она относится. Клиент хранится отдельной карточкой, и все его сделки собираются в ней.
Как устроена схема «клиент и несколько заказов», если хочется собрать ее под себя, показано в статье о клиентах и заказах. А где проходит граница, за которой таблицы уже не хватает и нужна CRM с дополнительными функциями, разобрано в отдельной статье.
Как принимать заявки через форму
Вносить заказы руками не обязательно. Из таблицы публикуется форма: человек заполняет поля и создает запись, доступа к таблице ему не нужно, и чужих заказов он не видит. Ссылку на форму ставят на сайт или отправляют в переписке.
В комплекте формы нет, ее создают кнопкой «Форма» на панели таблицы заявок. Кнопка кладет в форму имя клиента, телефон, почту и комментарий, а услугу и источник добавляют вручную. Статус, сумму и ответственного клиент не видит: заявка приходит без них, на доске оказывается в колонке «Без статуса», и менеджер разбирает ее сам.
О каждой новой заявке приходит уведомление в колокольчик и письмом: по умолчанию создателю формы, а в блоке «Кого уведомлять о новых заявках» можно отметить и других участников таблицы. Подробнее про формы рассказано на отдельной странице.
Перенести то, что уже есть в файле
Импорт принимает CSV, TSV и XLSX: до 20 МБ и 100 000 строк за один раз, из книги Excel читается первый лист.
Сначала загружают справочник услуг, потом заказы: колонку с названием услуги сопоставляют с полем «Услуга», и заявка находит услугу по названию. Переезжают значения, формулы и оформление из файла не переносятся.
Чего ждать не стоит
«Таблицы Vakas» не складская программа и не CRM-система. Здесь нет печати накладных и счетов, нет записи звонков, нет автоматических задач по смене этапа и отчетов по конверсии продаж. Скрыть от сотрудника чужие записи тоже нельзя. Ограничить можно только правку: с уровнем «Видит все, правит свои» сотрудник меняет лишь записи, где указан в поле «Чьи записи».
Если в вашей работе это обязательно, понадобится отраслевая программа. Если же заказы сейчас живут в файле и вопрос стоит как «навести порядок и работать вдвоем-втроем», комплект закрывает задачу.
Как начать
Зарегистрируйтесь, в кабинете нажмите «Новая таблица», затем «Из шаблона», и выберите комплект. Для «Заявок» первый заказ проводится так:
- замените демонстрационные услуги в таблице «Услуги» своими, с вашими ценами;
- добавьте заявку: имя клиента, телефон, услуга из списка;
- впишите в «Сумму» стоимость, о которой договорились с клиентом;
- назначьте ответственного и переведите заявку на доске в колонку «В работе», а когда закончите, в колонку «Закрыта».
В «CRM услуг» порядок похожий: клиент, сделка с суммой, задача к сделке. После первого заказа станет понятно, каких полей вам не хватает, и их можно добавить самостоятельно.
Как устроены связи, подстановки и сводки, если захотите достроить схему под себя, разобрано на странице про базу данных онлайн. Пока идет обкатка, «Таблицы Vakas» бесплатны, тарифы еще не утверждены.