Если вы работали в Airtable, объяснять модель данных не нужно: записи и поля вместо ячеек, связи между таблицами, подстановки, сводки и несколько представлений над одними данными. В «Таблицах Vakas» те же основы, и их можно рассмотреть как альтернативу Airtable для связанных таблиц. «Таблицы Vakas» хранят данные на российских серверах, интерфейс и поддержка на русском. Ниже показано, как перенести значения через CSV, восстановить связи и проверить расчеты.
Стоит ли переносить базу из Airtable
«Таблицы Vakas» стоит проверить, если в Airtable лежат связанные списки: клиенты и заказы, проекты и задачи, товары и поставщики, контент-план, учет оборудования. CSV переносит значения полей, а связи и вычисления восстанавливаются отдельно.
Сначала проверьте, на чем держится ваш процесс. Переезжать рано, если без чего-то из этого работа встанет:
- автоматизации по событиям: письмо при смене статуса, создание задачи;
- много файлов во вложениях записей: импорт их не переносит, загружать придется заново;
- интерфейсы и дашборды поверх базы;
- права на редактирование отдельных полей;
- расчеты, которые идут по связям дальше трех переходов.
Если ничего из списка не критично, проверьте совместимость на контрольном примере: две таблицы, девять записей, одна подстановка и одна сводка.
Что чему соответствует и что придется перенастроить
| В Airtable | В «Таблицах Vakas» | Что потребуется перенастроить |
|---|---|---|
| Link to another record | Связь с таблицей: указывает на записи другой таблицы или своей же | Обратное поле само не появится: при создании связи включите «Создать обратное поле в целевой таблице», а колонку обратной связи из CSV пропустите. Если связь у записи одна, снимите «Разрешить несколько связанных записей», оно включено по умолчанию |
| Lookup | Подстановка: показывает значение поля связанной записи | Колонку со значениями из выгрузки пропустите и соберите подстановку заново: «Поле связи» и «Поле целевой таблицы» |
| Rollup | Сводка: считает по связанным записям, одиннадцать способов подсчета, можно с условием | Собирается заново. Формат итога сводка берет у исходного поля: сумма в рублях останется в рублях |
| Formula | Формула: 69 функций, считает по полям своей записи | Названия многих функций и ссылки на поля в фигурных скобках совпадают: в проверке формулы с IF и DATETIME_FORMAT приняты без изменений. Свои формулы проверяйте по одной: нет, например, DATESTR, TONOW и WORKDAY, а знак «=» в начале и типографские кавычки дают ошибку |
| Grid, Kanban, Calendar view | Представления: таблица, канбан, календарь | Настройки представлений через CSV не переносятся, представления настраивают заново |
| Form view | Форма: принимает записи от людей без аккаунта | Форму собирают заново, у нее будет новая ссылка. Оповещений о заявке пока нет, подробнее на странице про формы |
| Personal view | Личное представление: видит только автор, создать может любой, у кого есть доступ на чтение | Каждый сотрудник создает свои представления заново |
| Share view link | Публичная ссылка на представление: только чтение, можно с паролем и сроком | Ссылки будут новыми, старые придется заменить везде, где они стоят |
| Single select, multiple select | Один из списка, несколько из списка | Для нового поля импорт возьмет варианты из файла сам, для существующего предложит «Добавить недостающие варианты». Несколько значений через запятую импорт разделит сам |
| Comments, @mentions | Комментарии в ленте карточки записи, упоминание через @ с уведомлением | Комментарии записей не входят в CSV и этим способом не переносятся |
| Attachment | Файлы: документы и фото в карточке записи, до 20 МБ на файл и до 20 файлов в поле, у картинок превью | Импорт файлы не переносит, а ссылки на вложения в CSV из Airtable временные и через несколько часов перестают открываться. Файлы скачивают заранее и загружают в поле «Файлы» заново |
| Collaborator | Участник: человек из команды, назначенному приходит уведомление на почту | Сначала пригласите людей в таблицу: импорт находит участника по почте или полному имени, только если он уже в ней |
| Autonumber, created time, last modified time | Автономер, время создания, время изменения | Система назначит новые значения в момент импорта. Если старые номера и даты важны, переносите их в обычные поля: число и дату |
Полей двадцать типов. Кроме перечисленных: текст и длинный текст, число, флажок, дата и дата со временем, почта, телефон, ссылка.
Как устроены связи, подстановки и сводки на живом примере, разобрано на странице про базу данных онлайн.
Чего в «Таблицах Vakas» нет и что устроено иначе
- Визуального конструктора автоматизаций нет. Сценариев вида «при смене статуса отправь письмо и создай задачу» здесь не построить. Есть вебхуки (отправка событий во внешние системы) и API (программный интерфейс), то есть автоматизация делается на своей стороне.
- Интерфейсов и дашбордов нет. Данные показываются представлениями, конструктора страниц поверх базы нет.
- Прав на уровне поля нет. Доступ выдается на таблицу или на проект целиком. Внутри таблицы можно ограничить только правку чужих записей, но не просмотр.
- Глубина вычислений ограничена тремя переходами по связям. Заказ получает данные из записи клиента, клиент связан с городом, а город с регионом: дальше цепочку не продолжить.
- Подстановки и сводки видны как поля исходной таблицы. Человек с доступом к заказам увидит подтянутые контакты клиентов, даже если в таблицу клиентов вы его не пускали. Разделяя доступ, проверяйте результат под учетной записью с урезанными правами.
- Шаблонов немного. Восемь готовых комплектов, каждый создает несколько связанных таблиц с примерами. Библиотеки на сотни шаблонов, как у Airtable, нет.
Если что-то из этого держит ваш рабочий процесс, сейчас переезжать рано.
Как перенести базу
В один клик база не переезжает: переносятся значения через файлы, и порядок имеет значение.
- В Airtable для каждой таблицы подготовьте табличное представление без фильтров и со всеми полями, которые переносите, и выгрузите его в CSV. Выгружается именно представление, так что фильтр незаметно оставит часть записей вне выгрузки.
- Загрузите сначала справочники, то есть таблицы, на которые ссылаются: клиенты, проекты, товары. Ограничения одного импорта: до 20 МБ и до 100 000 строк.
- Затем загрузите таблицы, которые ссылаются. Колонку с названием связанной записи сопоставьте с полем связи: система найдет запись по названию без учета регистра, но совпадение должно быть ровно одно.
- Колонки, которые в Airtable были подстановками, сводками и формулами, при импорте пропустите и соберите эти поля заново. Текст формул копируют из настроек полей Airtable вручную.
- Сверьте результат с выгрузкой: число записей, итоги сводок, пару связей. Исходную базу не удаляйте, пока не сверили.
Обычная связь с обратным полем переносится так, как в примере ниже. Если между двумя таблицами есть две самостоятельные связи или записи ссылаются на записи той же таблицы, восстановление части связей потребует отдельного этапа после импорта.
Что поправить в выгрузке до импорта
Ошибочная ячейка не останавливает импорт: запись создается, а поле остается пустым и попадает в отчет. Поэтому до загрузки проверьте в CSV даты, а после загрузки сверьте суммы.
- Даты. Импорт принимает 2026-09-02 и 02.09.2026, а 9/2/2026 и 02/09/2026 нет. Выберите полям даты в Airtable формат ISO и проверьте, что в CSV дата записана как 2026-09-02.
- Числа. «12,000.00» и «$12,000.00» импорт читает по формату колонки. Если запятую в колонке можно понять двумя способами, мастер на шаге «Режим» спросит, разделяет она тысячи или отделяет дробную часть.
- Флажки. Значения checked и unchecked из Airtable импорт понимает, править их не нужно.
- Формат денег. Знаки после запятой импорт подбирает по значениям файла, а знак рубля ставят после импорта в настройках поля: «Формат числа» → «Валюта».
Выгрузить данные из «Таблиц Vakas» тоже можно: экспорт значений в CSV и XLSX.
Контрольный перенос на маленьком примере
Совместимость проще всего проверить на маленькой базе, где правильный ответ известен заранее. Начните с двух пустых таблиц, «Клиенты» и «Заказы». Для этого подготовлены два файла в том виде, в каком их выгружает Airtable: клиенты (3 записи) и заказы (6 записей). Кроме обычных полей, в них есть колонки, которые в Airtable были вычисляемыми. Так выглядит файл клиентов:
| Название | Телефон | Город | Заказы | Сумма заказов |
|---|---|---|---|---|
| ООО Вектор | +7 912 000-00-01 | Челябинск | З-201, З-203 | 19500 |
| ИП Смирнова | +7 912 000-00-02 | Екатеринбург | З-202 | 4800 |
| Студия Каскад | +7 912 000-00-03 | Тюмень | З-204, З-205, З-206 | 11300 |
Колонка «Заказы» содержит обратные связи, а «Сумма заказов» показывает результат rollup (сводки). У заказов есть номер, дата, клиент, сумма и lookup (подстановка) «Город клиента». При импорте колонки сопоставляют так:
| Файл и колонка | Что сделать |
|---|---|
| Клиенты: Название | Первичное поле «Название», подставится само |
| Клиенты: Телефон, Город | «+ Создать новое поле»: название и тип («Телефон», «Текст») подставятся сами |
| Клиенты: Заказы, Сумма заказов | Вариант «пропустить», эти поля соберутся заново |
| Заказы: Номер | Первичное поле «Название», выбрать вручную |
| Заказы: Дата, Сумма | «+ Создать новое поле», типы «Дата» и «Число» подберутся сами |
| Заказы: Клиент | «+ Создать новое поле», тип «Связь с таблицей»: таблица «Клиенты» подставится сама, несколько связей снять, «Создать обратное поле в целевой таблице» включить |
| Заказы: Город клиента | Вариант «пропустить» |
После импорта добавьте в «Заказы» подстановку «Город клиента»: в «Поле связи» выберите «Клиент», в «Поле целевой таблицы» выберите «Город». В «Клиенты» добавьте сводку «Сумма заказов»: связь «Заказы», поле «Сумма», агрегат «Сумма».
Перенос прошел правильно, если сходятся четыре вещи. Отчеты импорта показывают «Создано 3» и «Создано 6» без ошибок. «Сумма заказов» равна колонке из выгрузки: 19 500, 4 800 и 11 300. У ООО Вектор в обратном поле заказы З-201 и З-203. Города в подстановке у заказов совпадают с колонкой «Город клиента» из файла.
Проверочный случай: одинаковые названия и отсутствующий клиент
Третий файл, клиенты с дублем, повторяет частую ситуацию: два разных клиента «ООО Вектор», из Челябинска и из Екатеринбурга, а Студии Каскад в нем нет. Для этой проверки создайте отдельную пару пустых таблиц: загрузите клиентов с дублем, затем тот же файл заказов.
Импорт создаст все 6 заказов, но отчет покажет «Создано 6, ошибок 5». Два заказа Вектора попадут в «Неоднозначные связи»: система нашла две записи с таким названием и не стала выбирать наугад. Три заказа Каскада останутся без клиента, потому что такой записи в справочнике нет. В этих строках пустым будет только поле связи, остальное заполнится. Переименование дубля снимет неоднозначность для двух заказов Вектора, а для трех заказов Каскада нужно сначала перенести самого клиента.
Готовить такие данные удобнее в самом Airtable. Там связь держится на записи, а не на тексте. В первичном поле таблицы клиентов измените название одного из дублей, например на «ООО Вектор (Екатеринбург)», выгрузите обе таблицы заново и проверьте, что новое название появилось в колонке «Клиент» у его заказов. Править два файла вручную опаснее: легко переименовать клиента в одном и забыть в другом.
Как попробовать
Создайте аккаунт и пройдите контрольный перенос на файлах выше, а потом на небольшой части своей базы: две связанные таблицы, несколько записей, одна подстановка и одна сводка. Если записи, связи и расчеты совпали, переходите к следующей части. Перед переносом каждой таблицы проверьте ее зависимости и используемые функции.
Пока идет обкатка, «Таблицы Vakas» бесплатны, тарифы еще не утверждены.