Если вы работали в Airtable, объяснять модель данных не нужно: записи и поля вместо ячеек, связи между таблицами, подстановки, сводки и несколько представлений над одними данными. Table-vakas устроен так же. Ниже без предисловий: что из привычного есть, чего нет совсем и как перенести базу.
Что чему соответствует
| В Airtable | В Table-vakas |
|---|---|
| Link to another record | Связь с таблицей: указывает на записи другой таблицы или своей же |
| Lookup | Подстановка: показывает значение поля связанной записи |
| Rollup | Сводка: считает по связанным записям, одиннадцать способов подсчета, можно с условием |
| Formula | Формула: 69 функций, считает по полям своей записи |
| Grid, Kanban, Calendar view | Представления: таблица, канбан, календарь |
| Form view | Форма: принимает записи от людей без аккаунта |
| Personal view | Личное представление: видит только автор, создать может любой, у кого есть чтение |
| Share view link | Публичная ссылка на представление: только чтение, можно с паролем и сроком |
| Single select, multiple select | Один из списка, несколько из списка |
| Autonumber, created time, last modified time | Автономер, время создания, время изменения |
Полей восемнадцать типов. Кроме перечисленных: текст и длинный текст, число, флажок, дата и дата со временем, почта, телефон, ссылка.
Как устроены связи, подстановки и сводки на живом примере, разобрано на странице про базу данных онлайн.
Чего в Table-vakas нет
Прямым списком, без смягчения. Это те места, где переезд упрется.
- Каталога готовых шаблонов нет. Базу собираете сами с чистого листа или импортом из файла.
- Визуального конструктора автоматизаций нет. Сценариев вида «при смене статуса отправь письмо и создай задачу» здесь не построить. Есть вебхуки и API, то есть автоматизация делается на своей стороне, а не в интерфейсе.
- Прав на уровне поля нет. Права выдаются на таблицу целиком. Разделяя доступ, учитывайте подстановки и сводки: значения из закрытой таблицы бывают видны в открытой, если они туда подтянуты. Проверяйте результат под учетной записью с урезанными правами.
- Полей-вложений нет. Файл к записи не прикрепить: остается поле-ссылка на внешнее хранилище. Учтите, что ссылки на вложения из выгрузки Airtable со временем перестают работать, поэтому файлы надо перенести в свое хранилище отдельно и ставить уже его ссылки.
- Комментариев к записям и упоминаний нет. Обсуждение живет в вашем мессенджере, а не в карточке.
- Интерфейсов и дашбордов нет. Данные показываются представлениями, конструктора страниц поверх базы не предусмотрено.
Если что-то из этого держит ваш рабочий процесс, честный ответ такой: переезжать рано.
Что здесь сделано иначе, и это стоит знать заранее
Три отличия, которые обнаруживаются не в первый день, а на второй.
Обратное поле не создается автоматически. В Airtable связь сразу двусторонняя. Здесь при создании поля связи есть галочка «Создать обратное поле», и если ее не поставить, со стороны второй таблицы связанных записей видно не будет, и сводку по ним не посчитать.
Глубина вычислений ограничена тремя переходами по связям. Заказ берет данные клиента, клиент города, город региона: дальше цепочку не продолжить.
Подстановки и сводки видны как поля исходной таблицы. Человек с доступом к заказам увидит подтянутые контакты клиентов, даже если в таблицу клиентов вы его не пускали. Это следствие модели данных, и о нем стоит помнить, раздавая доступ.
Как перенести базу
В один клик база не переезжает: переносятся значения через файлы, и порядок имеет значение.
- В Airtable для каждой таблицы подготовьте табличное представление без фильтров и со всеми полями, которые переносите, и выгрузите его в CSV. Выгружается именно представление, так что фильтр незаметно оставит часть записей дома.
- Загрузите сначала справочники, то есть таблицы, на которые ссылаются: клиенты, проекты, товары. Ограничения одного импорта: до 20 МБ и до 100 000 строк.
- Затем загрузите таблицы, которые ссылаются. В файле оставьте колонку с названием связанной записи и сопоставьте ее с полем связи. Система найдет запись по названию, без учета регистра, но совпадение должно быть ровно одно: два одинаковых заголовка в справочнике дадут отчет о неоднозначных связях, а не случайный выбор.
- Пересоберите вычисляемые поля: подстановки и сводки настраиваются заново, формулы переписываются под синтаксис Table-vakas.
- Сверьте результат на знакомых примерах: число записей, суммы, пара связей. Исходную базу не удаляйте, пока не сверили.
Порядок «сначала справочники» работает, пока зависимости выстраиваются в цепочку. Взаимные ссылки двух таблиц друг на друга и связи таблицы на саму себя так в один проход не переносятся: часть связей придется доставить после импорта. Заранее проверьте и заголовки записей в справочниках, потому что связь ищется именно по заголовку и одинаковые названия придется развести.
Забрать данные обратно можно в любой момент: выгрузка в CSV и XLSX, плюс машинный CSV, если файл вернется в ту же таблицу.
Зачем вообще переезжать
Причина обычно практическая: нужно, чтобы данные лежали на российских серверах, а интерфейс и поддержка были на русском. Table-vakas работает в браузере, данные хранятся в России.
Кому подойдет, а кому нет
Подойдет, если вы держали в Airtable структурированные списки со связями: клиенты и заказы, проекты и задачи, товары и поставщики, контент-план, учет оборудования. Такие сценарии укладываются в возможности и ограничения, перечисленные выше, и их стоит проверить переносом.
Не подойдет, если база держится на автоматизациях, вложенных файлах, обсуждениях в карточках или собранных интерфейсах. Этого здесь нет, и появится не завтра.
Как попробовать
Создайте аккаунт и проверьте перенос на маленьком куске: две связанные таблицы, несколько записей, одна подстановка и одна сводка. Это скажет о совместимости больше, чем сравнение по пунктам.
Пока идет обкатка, Table-vakas бесплатен, тарифы еще не утверждены.