Готовый комплект «Склад» в Table-vakas это четыре связанные таблицы: товары, поставщики, приход и отгрузка. Поля, справочники и доски в нем уже настроены, внутри лежат демонстрационные записи, которые вы заменяете своими. Работает онлайн, ставится после регистрации.
Сразу о границе, чтобы не тратить ваше время: остаток товара в комплекте обновляется вручную и не пересчитывается сам при добавлении прихода или отгрузки. Ниже показано, из чего комплект состоит, что с ним можно делать и как достроить автоматический остаток, если он нужен.
Почему файл перестает справляться
Остаток в файле это одно число, которое переписывают поверх. История движения не сохраняется: видно, что сейчас 18 упаковок, но не видно, когда пришло 50 и куда делись 32. Разобраться, кто ошибся, невозможно, потому что прежнего значения уже нет.
Второе: поставщик живет строкой текста. У одного и того же поставщика в разных строках три написания, и собрать по нему приход нельзя.
Третье: файл лежит у кого-то на компьютере или в переписке, и в момент, когда нужен срочно, открыт у другого человека.
Что дает готовый комплект «Склад»
В Table-vakas есть готовые комплекты таблиц. «Склад» ставится одной кнопкой и создает сразу четыре связанные таблицы с примерами, которые потом заменяют своими данными.
- Товары: название, категория, единица измерения, остаток, минимальный остаток, цена, комментарий. Вид по категориям на доске.
- Поставщики: контактное лицо, телефон, почта, срок поставки в днях.
- Приход: документ, товар, поставщик, количество, цена закупки, дата. Категория товара подтягивается из карточки товара сама.
- Отгрузка: документ, товар, покупатель, количество, дата, статус. Рядом видно текущий остаток этого товара, тоже подстановкой. Вид по статусу на доске.
Товар в приходе и отгрузке это не текст, а ссылка на карточку товара. Поэтому написать поставщика тремя способами уже не выйдет, а по каждому товару видно, откуда он приходил и куда уходил.
Как устроен минимальный остаток
У товара два числа: сколько есть и сколько должно быть минимум. В демонстрационных данных это видно сразу: перчаток 40 при минимуме 60, а саморезов 18 при минимуме 25. Отфильтруйте товары, где остаток ниже минимума, сохраните этот фильтр отдельным видом, и список к заказу собирается сам, без перебора глазами.
Чего комплект не делает
Здесь важно не ошибиться с ожиданиями, потому что рядом в поиске стоят складские программы.
Остаток не пересчитывается сам. В комплекте это обычное число, которое вы правите при приходе и отгрузке. Автоматического вычитания из движения в коробке нет.
Если такой расчет нужен, его собирают руками: в карточку товара добавляют две сводки, сумму прихода и сумму отгрузки по связанным записям, а разницу считают формулой. Настройка разовая, и после нее остаток считается сам. Как работают связи и сводки, разобрано на странице про базу данных онлайн.
Чего нет совсем: сканирования штрихкодов, печати накладных и других документов, партий и себестоимости, обмена с кассой и с 1С. Если склад живет по документам и требует товароучетную программу, берите товароучетную программу. Table-vakas закрывает случай, когда учет ведут в файле и от него уже больно.
Как поставить
Комплект ставится из кабинета: заведите аккаунт, выберите «Из шаблона», возьмите «Склад». Таблицы появятся в отдельной папке вместе с демонстрационными записями, помеченными словом «демо», их удаляют после того, как разберутся.
Дальше два пути. Либо вносите свои товары руками, либо загружаете готовый список: импорт принимает CSV, TSV и XLSX, до 20 МБ и 100 000 строк за раз, из книги Excel читается первый лист.
Если товары и поставщики лежат на разных листах, загружайте по очереди: сначала поставщиков, потом товары и движение. Связь ищется по названию записи, и совпадение должно быть ровно одно, поэтому двух одинаковых названий у поставщиков быть не должно.
Кто с этим работает
Таблицы общие, доступ выдается по приглашению на почту, ролей четыре. Кладовщик может быть редактором и вносить движение, бухгалтер наблюдателем и только смотреть, структуру меняет администратор. По каждой записи хранится история: кто, когда и какое значение поменял. Подробно про права это отдельная статья о совместной работе.
С чего начать
Зарегистрируйтесь и поставьте комплект «Склад»: в кабинете это «Из шаблона», затем «Склад». Занесите десяток позиций, по которым чаще всего возникает вопрос «сколько осталось». Этого хватит, чтобы понять, ложится ли схема на ваш склад, и не тратить вечер на перенос всего справочника.
Пока идет обкатка, Table-vakas бесплатен, тарифы еще не утверждены. Данные лежат на российских серверах, работа идет в браузере.