Заявка, пришедшая в почту, живет ровно до того момента, пока кто-то не забыл ее перенести. Форма в Table-vakas работает иначе: человек заполняет поля, и запись сразу появляется в таблице, с которой вы работаете. Не в письме, не в чате, а строкой в нужном месте.
Как это устроено
Форма работает как представление таблицы, а не как отдельный конструктор. Вы берете таблицу заявок, добавляете представление типа «Форма», выбираете, какие поля показать, и публикуете. Адрес формы начинается с /f/, и открывается она без входа в аккаунт.
Отсюда главное свойство: поля формы и поля таблицы это одно и то же. Не нужно настраивать перенос данных из формы в таблицу и следить, чтобы он не сломался. Переноса нет, запись создается сразу там, где ей место.
Отправитель при этом не получает доступа к таблице и не может менять существующие записи: форма умеет только создавать новые. Единственное исключение по видимости, о котором ниже, это поле связи, где видны названия записей связанной таблицы.
Что можно вынести в форму
В форму добавляются текст и многострочный текст, число, дата, дата со временем, флажок, один или несколько вариантов из списка, почта, телефон, ссылка и связь с записью другой таблицы.
Не добавляются вычисляемые и служебные поля: формулы, подстановки, сводки, автономер, время создания и изменения. Их значения определяет таблица, а не отправитель.
Для каждого поля настраиваются подпись и подсказка, обязательность и значение по умолчанию. У списков можно показать в форме не все варианты, а часть: например, в таблице услуг их десять, а посетителю предлагаются три. Внутренние статусы обработки заявки в форму выносить не стоит, это поле для вашей команды.
Поле связи ведет себя особенно, и об этом лучше знать заранее. Посетитель ищет и выбирает запись связанной таблицы по ее заголовку. Значит, заголовки этой таблицы увидит каждый, кто откроет форму. Если это список клиентов, подумайте дважды: содержимое карточек форма не раскрывает, но сами названия видны.
Защита от спама
Три механизма, и два из них работают всегда.
Ограничение частоты отправок. Слишком частые отправки с одного адреса отклоняются: не более десяти за десять минут.
Скрытое поле-ловушка. Человек его не видит и не заполняет. Оно помогает отсекать ботов, которые автоматически заполняют все поля подряд.
Капча. На выбор Яндекс SmartCaptcha или Cloudflare Turnstile. Работает она при условии, что ключи сервиса заданы на сервере: если ключей нет, вариант помечается как не настроенный, и форма продолжает работать без капчи, но с ограничением частоты и ловушкой.
Чего в конструкторе форм пока нет
Список короткий, но честный, потому что эти вещи обнаруживаются на второй день.
- Уведомления о заявке не настраиваются. Выбор получателей в интерфейс формы пока не вынесен, письмо само никому не уйдет. Оповещение вешают на вебхук по событию «форма отправлена».
- Пароль на форму поставить нельзя. Это следует из назначения: ссылку на форму раздают открыто.
- Оформления под свой бренд нет: логотип и цвета не настраиваются.
- Перенаправления после отправки нет. Посетитель видит заданный вами текст подтверждения и остается на странице.
- Отзыв ссылки в конструкторе не выведен. Есть «Обновить ссылку», но она возвращает тот же адрес, а не закрывает доступ к старому.
Если форма нужна как маркетинговый лендинг с брендом и переходом на страницу благодарности, берите конструктор форм. Если нужна рабочая точка приема данных в таблицу, этого хватает.
Повторные отправки
Повторное заполнение можно разрешить или запретить. Если запретить, браузер запомнит факт отправки на год, и повторно заполнить форму в нем не выйдет. Это ограничение одного браузера, а не строгий запрет: в другом браузере или после очистки данных человек отправит форму снова. Ограничение частоты отправок при этом действует всегда.
Кто настраивает и кто видит заявки
Форму создают и публикуют владелец и администратор таблицы. Редактор и наблюдатель могут открыть настройки формы, но не менять их.
Заявки попадают в таблицу и видны тем, у кого есть к ней доступ, по обычным правилам ролей. Разбор ролей и прав это отдельная статья о совместной работе.
Типовые сценарии
Заявка с сайта: ссылку на опубликованную форму ставят на страницу, поля имя, телефон, комментарий, заявки падают в таблицу, менеджеры разбирают их по статусам в канбане.
Сбор данных от людей из разных мест: подрядчики, филиалы, преподаватели заполняют форму, а вы получаете один общий список вместо десяти присланных файлов.
Запись на услугу или мероприятие: поле даты и выбор услуги из заданного списка, причем в форме можно показать не все варианты, а только актуальные. Свободное время при этом форма не проверяет, занятость подтверждают отдельно.
Как сделать форму
Заведите таблицу под заявки, добавьте представление «Форма», вынесите три-четыре поля и опубликуйте. Проверить работу стоит сразу: отправьте тестовую заявку и убедитесь, что запись появилась там, где вы ее ждете.
Пока идет обкатка, Table-vakas бесплатен, тарифы еще не утверждены. Данные лежат на российских серверах.