Таблица для репетитора в «Таблицах Vakas» ставится готовым комплектом «Репетитор»: три связанные таблицы «Ученики», «Занятия» и «Оплаты». Вы отмечаете урок проведенным или пропущенным, записываете пришедший перевод, и долг каждого ученика пересчитывается сам. Расписание открывается календарем, с телефона ученики видны карточками. Внутри пять демонстрационных учеников и двенадцать занятий, их заменяют своими.
Зарегистрируйтесь, и комплект поставится сам. Если аккаунт уже есть, откройте «Мои таблицы», нажмите «Новая таблица», на вкладке «Из шаблона» найдите «Репетитор» и нажмите «Установить». Пока идет обкатка, «Таблицы Vakas» бесплатны.
Что внутри шаблона «Репетитор»
Ученики. Имя, телефон, предмет (математика, русский язык, английский язык, физика или другое), класс или уровень, цена одного занятия, контакт родителя и заметка. Статус показывает, занимается ученик сейчас, взял паузу или закончил. Три денежных поля заполняются сами: «Начислено» складывает стоимость его занятий, «Оплачено» складывает его оплаты, «Долг» вычитает второе из первого.
Занятия. Тема, дата и время, ученик, статус, домашнее задание и заметка. Цена подтягивается из карточки ученика, а в поле «Своя цена» можно задать другую сумму для одного урока: пробный бесплатно, сдвоенный дороже. Поле «К оплате» показывает, сколько это занятие стоит ученику.
Оплаты. За что, дата, ученик, сумма и способ: перевод, наличные или карта. Оплата привязана к ученику, а не к конкретному уроку, поэтому пакет из пяти занятий записывается одной строкой.
Два вида настроены заранее. «Кто должен» в «Учениках» оставляет только тех, у кого долг больше нуля. «Предстоящие» в «Занятиях» показывает уроки начиная с сегодняшнего дня.
Как считается долг ученика
Стоимость урока зависит от его статуса. «Проведено» и «Пропуск» начисляются, «Запланировано» и «Отменено» стоят ноль. Так шаблон разводит два случая, о которых репетитор обычно договаривается с родителями заранее: не пришел без предупреждения, и урок оплачивается; предупредил, и урок отменен без денег.
Вот как это выглядит у демонстрационного ученика Артема, у которого цена занятия 1 200 ₽:
| Занятие | Статус | К оплате |
|---|---|---|
| 31 октября, Present Simple | Проведено | 1 200 ₽ |
| 3 ноября, неправильные глаголы | Пропуск | 1 200 ₽ |
| 7 ноября, повтор глаголов | Запланировано | 0 ₽ |
Начислено 2 400 ₽, 31 октября оплачено 1 200 ₽ наличными, долг 1 200 ₽. Когда урок 7 ноября пройдет и вы поставите «Проведено», долг вырастет до 2 400 ₽. Если папа предупредит заранее и вы поставите «Отменено», долг не изменится.
Внутри поля «К оплате» формула (правило вычисления), ее видно в карточке занятия. Если статус «Проведено» или «Пропуск», берется «Своя цена», а когда она пустая, цена из карточки ученика. В остальных случаях ноль. «Своя цена» со значением 0 делает урок бесплатным: так в демонстрационных данных проведено пробное занятие Маши.
Долг ученика в шаблоне «Репетитор» равен сумме проведенных и пропущенных занятий минус сумма его оплат. Вписывать его вручную не нужно: он меняется, когда вы меняете статус урока или записываете оплату. Если ученик заплатил вперед, долг уходит в минус, и это видно сразу, без пересчета на калькуляторе.
Расписание занятий в календаре
Вид «Расписание» раскладывает занятия по дням по полю «Дата и время». Цвет полоски зависит от статуса: проведенные зеленые, пропуск красный, отмена серая, запланированные синие. Между месяцем и неделей переключаются кнопками «Месяц» и «Неделя».
Повторяющихся занятий в «Таблицах Vakas» нет: «каждый вторник в 16:00» в расписании само не появится. Следующий урок заводят одним из двух способов.
- В карточке ученика нажмите «+ Добавить занятие», впишите тему и нажмите Enter. Урок появится у этого ученика без даты и статуса, дату ставят, открыв его.
- В карточке прошлого урока откройте меню «···» и выберите «Дублировать». Копия переносит все: ученика, тему, домашнее задание, дату и статус.
У второго способа есть ловушка, мы наткнулись на нее при проверке 5 ноября 2026 года. Копия проведенного урока остается проведенной, и долг ученика сразу растет на цену занятия, которого еще не было. После «Дублировать» поменяйте дату и верните статус «Запланировано».
Карточка ученика: все занятия и оплаты на одном экране
Родитель спрашивает, откуда долг. Ответ в карточке ученика: наверху долг и цена занятия, ниже начислено и оплачено, затем список всех уроков с датой, статусом и суммой и список оплат. Справа лента, в ней видно, кто и когда менял запись.
Если родителю нужна выписка за месяц, отфильтруйте «Занятия» по ученику и датам и нажмите «Экспорт»: файл Excel (XLSX) уйдет с теми же уроками, что на экране, если отметить «Применить фильтр и сортировку представления».
Две ошибки, из-за которых долг будет неверным
Подняли цену, и выросли старые долги
Цена в занятии не запоминается, она каждый раз подтягивается из карточки ученика. Мы проверили это на демонстрационных данных: у Маши два проведенных урока по 1 500 ₽ и оплачено 3 000 ₽, долг ноль. После смены цены на 2 000 ₽ оба прошлых урока стали стоить по 2 000 ₽, и у Маши появился долг 1 000 ₽, которого на самом деле нет.
Перед повышением цены впишите прежнюю сумму в «Свою цену» у проведенных уроков этого ученика. Занятия со своей ценой новую не возьмут, а будущие пойдут уже по новой.
Переименовали статус, и уроки стали бесплатными
Формула «К оплате» ищет статусы по названию, «Проведено» и «Пропуск». На копии шаблона мы переименовали «Пропуск» в «Пропуск без предупреждения» и оставили формулу как была: пропущенный урок стал стоить 0 ₽, а долг ученика уменьшился.
Переименовываете эти статусы, обновите и формулу. При сохранении поля «Таблицы Vakas» покажут окно «Формулы ищут прежнее название», в нем нажмите «Обновить формулы». Если окна не было, откройте настройки поля «К оплате» и замените старое название в кавычках новым.
Добавлять новые статусы безопасно. «Перенесено» или «Болеет» будут стоить ноль, пока вы сами не впишете их в формулу.
Напоминания: себе да, ученикам нет
Напоминание по полю «Дата и время» настраивается в «Занятиях»: за сколько дней или часов, для каких записей и кому. Например, за 2 часа до урока и только если статус «Запланировано», чтобы отмененные уроки не тревожили. Напоминание приходит в колокольчик «Таблиц Vakas» и на почту, а получать его сразу или одной сводкой утром, каждый выбирает в своем профиле.
Ученикам и родителям напоминания не приходят. Их получают только люди с доступом к таблице, а открывать ученику таблицу с ценами и долгами остальных незачем. Если нужно, чтобы бот сам писал родителю «завтра занятие» и «пора оплатить», это умеют сервисы для репетиторов, о них ниже.
Учет с телефона
На телефоне таблица превращается в список карточек: имя, статус и до четырех полей. В «Учениках» это долг, цена занятия, предмет и класс, то есть главное видно без прокрутки вбок. Переключатель «Карточки / Таблица» возвращает обычный вид, а кнопкой «+ Запись» в «Занятиях» урок отмечают сразу после того, как ученик ушел.
Excel, «Таблицы Vakas» или сервис для репетиторов
В поиске по запросу «таблица для репетитора» большинство сайтов в первой десятке устроены одинаково: бесплатный шаблон Google Таблиц, а дальше предложение перейти в их сервис, когда таблицы станет мало. Пределы у обычной таблицы действительно есть. Долг в Excel или Google Таблицах считают формулой СУММЕСЛИ по листу занятий, и урок, записанный на «Машу И.» вместо «Маши Ивановой», выпадает из суммы молча. Календаря нет, а широкий лист на телефоне листают вбок.
| Вариант | Чем силен | Цена |
|---|---|---|
| Excel или Google Таблицы | Любой формат, все под рукой | Google Таблицы бесплатны |
| «Таблицы Vakas», «Репетитор» | Долг с учетом пропусков, свои поля и статусы, форма заявок, другие таблицы рядом | Бесплатно на время обкатки |
| TeachTrack | Бот в Telegram напоминает ученику о занятии, родителю об оплате | Бесплатно «навсегда», по словам сервиса |
| Tutor Planner | Кабинет ученика для родителя по ссылке, напоминания через бота в Telegram или Max | 14 дней бесплатно, затем 500 ₽ в месяц |
Условия TeachTrack и Tutor Planner взяты с официальных сайтов teachtrack.ru и tutorplanner.ru 5 ноября 2026 года.
Берите сервис для репетиторов, если главное для вас напоминания ученикам и родителям или кабинет, где родитель сам видит уроки и оплату. В «Таблицах Vakas» этого нет, и делать вид, что есть, мы не будем.
«Таблицы Vakas» удобнее, когда занятия идут по вашим правилам и вы хотите их видеть в учете. Нужен абонемент на восемь уроков или ссылка на запись урока? Добавьте поле сами. Кнопка «Форма» в «Учениках» создает форму записи на пробный урок с полями «Имя», «Телефон», «Класс или уровень», «Родитель» и «Заметка», «Предмет» добавляется одной кнопкой. Ссылку на форму отправляют в мессенджере или ставят на сайт, и каждая заявка появляется в «Учениках» новой строкой, а вам приходит уведомление. Как устроены такие формы, разобрано на странице про формы для сбора заявок. В том же аккаунте можно завести и другие таблицы: расходы, материалы к урокам, учеников прошлых лет.
Чего в шаблоне нет
Кабинета для родителя и ученика нет. Доступ к таблице открывает все записи, а скрыть от участника чужие записи или поля в «Таблицах Vakas» нельзя, поэтому таблицу с учениками держат для себя.
Деньги шаблон только считает. Принимать оплату по ссылке и выбивать чеки самозанятого он не умеет: перевод вы записываете в «Оплаты» сами, а чек формируете в «Моем налоге», как и раньше.
Групповое занятие одной строкой не записать. У урока одно поле «Ученик», и в нем один человек. Для группы из трех учеников в «Занятиях» будет три строки с одинаковыми датой и темой, зато у каждого свой статус: один пришел, другой пропустил и заплатит за пропуск, третий предупредил заранее.
Частые вопросы
Можно перенести учеников из Excel?
Да. Импорт принимает CSV, TSV и XLSX, из книги Excel читается первый лист. Сначала загрузите «Учеников», потом «Занятия». В колонке с учеником имя должно совпадать с «Именем» в «Учениках» буква в букву, и оно должно быть единственным: импорт ищет связь по первичному полю записи (в «Учениках» это «Имя») и требует ровно одного совпадения. Две Маши без фамилий не свяжутся, поэтому добавьте фамилии до загрузки.
Можно поменять поля под себя?
Да, поля добавляют, переименовывают и убирают, как в любой таблице «Таблиц Vakas». Осторожно только со статусами «Проведено» и «Пропуск»: от них зависит формула «К оплате», об этом выше. Как устроены связи, подстановки и сводки, на которых держится шаблон, рассказано на странице про базу данных онлайн.
Сколько это стоит?
Пока идет обкатка, «Таблицы Vakas» бесплатны, тарифы еще не утверждены. Что внутри других готовых комплектов, собрано на странице про шаблоны таблиц.
Начните с одного ученика
Зарегистрируйтесь, и комплект «Репетитор» поставится сам. Удалите демонстрационных учеников и заведите одного настоящего: его уроки за последние две недели со статусами и последнюю оплату. Если долг в карточке совпал с тем, что у вас в тетради, переносите остальных. Если не совпал, вы нашли расхождение раньше, чем его нашел родитель.